Barockschloss

Wie das kulturelle Jahresprogramm entsteht

Birkenblatt im Lavendel - Schlossgarten Zeilitzheim

Das Kulturjahr 2013 neigt sich dem Ende zu. Aber nur gefühlt, weil die Planung für das Jahr 2014 bereits auf Hochtouren läuft. Im laufenden Jahr haben wir im Schloss noch zwei Konzerte am 4. Oktober und 9. November und dann den Weihnachtsmarkt am 24. November. Immerhin jährt sich der Weihnachtsmarkt im Schloss nun schon zum 25. Mal.

Aber zurück zur Kultur im engeren Sinn. Das Veranstaltungsprogramm 2014 steht nämlich seit einigen Wochen schon fest. Dennoch dauert es noch ein wenig mit seiner Veröffentlichung. Warum? Okay, dann erzähle ich etwas von hinter den Kulissen eines kleinen Kulturveranstalters auf dem Lande…

Für jedes Konzert, das wir im Schloss veranstalten, müssen wir etwa 15-20 Künstlern, die sich ebenfalls bei uns um einen Auftritt bewerben, eine Absage erteilen. Fast täglich gehen Konzertangebote bei uns ein, inzwischen meist zuerst per E-Mail. Der Fairness halber erkläre ich oft schon bei der Erstanfrage, dass wir nur etwa 5-6 Konzerte pro Jahr veranstalten, viele Konzertangebote bekommen und als kleiner Kulturveranstalter ohne öffentliche Förderung meist nur moderate Honorare zahlen können. Wer davon noch nicht abgeschreckt ist schickt dann nähere Informationen, vielleicht auch eine Demo-CD. Diese Vorschläge sichtet meine Mutter, Marina von Halem, um unserem Förderkreis-Vorstand im Frühjahr des Vorjahres einen Programmvorschlag für das Jahresprogramm zu machen. Oft sind das Konzertvorschläge, zu denen wir mit den Musikern schon einige Jahre lang in engem Kontakt stehen.

Gibt der Vorstand hinsichtlich des Programm-Mixes und der generellen Marschrichtung bezüglich der Musikerhonorare grünes Licht, fangen die genaueren Absprachen mit den Künstlern an. Die Gage wird in einem Künstlervertrag vereinbart. Konzertprogramm und Liedfolge für unsere Freunde bei der GEMA werden abgestimmt. Hintergrundinformationen für Pressetexte etc. ausgetauscht. Fotos für die Pressearbeit und Blog etc. angefordert und zig mal hin und her korrespondiert bis einigermaßen brauchbare Bilder digital vorliegen und auch die Bildrechte (Namen und Rechte des Fotografen etc.) abgestimmt sind. Und der Text für den Eintrag im gedruckten Jahresprogramm. Das kann dauern…

So sind wir derzeit dabei die Programmtexte für 2014 innerhalb des Förderkreis-Vorstands abzustimmen und Korrektur zu lesen. So manch inhaltliche Details können auf spätere Veröffentlichung anderswo warten, wie Inhalt der Abendessen nach den Konzerten, zum Beispiel. Ist der Text dann Korrektur gelesen wird nochmal Korrektur gelesen. Und nochmal. Dennoch schleicht sich fast jedes Jahr noch der eine oder andere Tippfehler ins gedruckte Programm. Sei’s drum. Hauptsache die Daten und Schreibweise der Namen stimmen. Parallel zu diesen Aktivitäten läuft die Abstimmung der Termine mit den örtlichen Vereinen und der Gemeinde über unseren Bürgermeister.

Sind wir mit den Ankündigungstexten zufrieden, erfolgt das wilde Einstellen der Veranstaltungen in den zig verschiedenen Veranstaltungsportalen, die leider alle noch nicht miteinander mittels Schnittstellen „reden“. Also händisches Eintragen auf den Seiten der Gemeinde bzw. des Tourismusvereins, des Landkreistourismus, anderer regionaler Tourismusportale, gewerbliche Veranstaltungsportale wie Frankentipps.de etc. etc. Und natürlich auf der eigenen Website. Stellt sich danach heraus, dass doch noch irgendetwas geändert werden muss, darf der Eintrag gut und gerne mal an 10-15 verschiedenen Stellen manuell abgeändert werden.

Im Idealfall wird dann – parallel zur Erstellung des gedruckten Programms (Satz in Eigenbau, Druck durch eine Onlinedruckerei) – an den Werbetexten und Pressetexten gearbeitet (die miteinander keinesfalls verwechselt werden sollten; Allerdings bekommen wir von Musikern oft überschwänglich positive Rezensionen und Beiträge aus anderen Medien, die wir so natürlich nicht für die eigene Pressearbeit verwenden können). Also: Recherchieren und Texten. Das ist der spannendste Zeitpunkt, finde ich. Denn beim mich Vertiefen in die Inhalte lerne ich immer sehr viel Neues und habe auch Spaß dabei. So habe ich mir in Vorbereitung der Aufführung des Bühnenstücks „Der Gott des Gemetzels“ von Yasmina Reza durch das Tournee Theater Stuttgart (April 2014 im Schloss) auch die Filmfassung des Stücks von Roman Polanski besorgt.

Ist das Jahresprogramm erst mal gedruckt, muss es auch noch verteilt werden. Zeitziel der Fertigstellung ist immer der eingangs erwähnte Weihnachtsmarkt, bei dem sich viele Besucher das Programm des Folgejahres mitnehmen. Darüber hinaus bekommen es die Mitglieder unseres Förderkreises per Post. Auch ein aus Portokostengründen immer kleiner werdender Postverteiler kulturinteressierter Menschen aus der Region Main/Rhön bekommt das Programm noch zugeschickt. Allerdings bitten wir diese Gruppe doch nach und nach auf die Veranstaltungshinweise per E-Mail umzusteigen. Das spart Kosten und sorgt zusätzlich dafür, dass die Informationen zu Veranstaltungen zeitnaher erfolgen. Denn wer weiß im April schon noch, auf welche Veranstaltungen wir im November/Dezember postalisch hingewiesen haben?

Dann heißt es: Warten auf die Veranstaltung. Derweil geht die Korrespondenz mit den Künstlern weiter. Programme zur Auslage am Konzertabend werden koordiniert und erstellt. Die Meldung an die GEMA gemacht. Die Vorbereitungen für den Konzertabend und das anschließende Abendessen getroffen. Und immer wieder wird dezent geworben um den Besuch der Veranstaltungen und dadurch um den Erhalt des Veranstaltungsprogramms im Schloss.

Am Tag der Veranstaltung ist die Freude groß. Im Schloss herrscht betriebige Hektik, die in der Vorstellung durch den/die Künstler kulminiert. Beim Abendessen danach ist alle Anspannung weg gefallen, die Stimmung gelöst und fröhlich. Jetzt dürfen auch die Künstler sich ein Glas Wein gönnen. Und es werden bei diesem Teil des Abends auch immer Freundschaften gefestigt und neue geschlossen. Da kommen so viele Dinge zusammen, die schön sind und Spaß machen. Das macht alle Arbeit in Vorbereitung des Programmpunktes wieder wett und motiviert dazu wieder von Vorne zu beginnen. Denn: Nach dem Programm ist vor dem Programm.

Autor: Alexander von Halem

Eigentümer des Barockschlosses Zeilitzheim in Weinfranken. Blogger, Podcaster, Hotelier, Gästeführer und Weinmacher.

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